Vrijstelling bedrijfsvoorheffing ploegenarbeid: de regels

​Met de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor ploegenarbeid moet je als werkgever slechts een deel van de ingehouden bedrijfsvoorheffing doorstorten aan de Belgische schatkist. Momenteel bedraagt de vrijstelling 22,80%, of 25% voor volcontinu arbeid. Vanaf 1 januari 2027 wordt het voordeel beperkt door een correctiefactor.

Er bestaan verschillende vrijstellingen van doorstorting van bedrijfsvoorheffing, elk met eigen voorwaarden en formaliteiten. In de komende weken bespreken we ze afzonderlijk in onze nieuwsbrieven. Deze keer: ploegenarbeid.

Wat is de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing?

Het is een fiscale maatregel waarbij je als werkgever in bepaalde gevallen slechts een deel van de bedrijfsvoorheffing die je inhoudt op het loon van je werknemers, moet doorstorten aan de schatkist. Zo levert de maatregel een voordeel op in je loonkosten.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen voor ploegenarbeid?

1. Je onderneming behoort tot de profitsector

Je onderneming valt onder categorie 1 van de structurele vermindering.

2. Je werknemers verrichten ploegenarbeid

Het gaat om ondernemingen waar werk wordt verricht in:

• minstens 2 ploegen van minstens 2 werknemers;
• die hetzelfde werk doen, zowel qua inhoud als qua omvang; en
• die elkaar in de loop van de dag opvolgen zonder onderbreking tussen de opeenvolgende ploegen, zonder dat de overlapping meer bedraagt dan één vierde van hun dagtaak, en waarbij alle werknemers in ploegenarbeid een ploegenpremie ontvangen.

Twee verduidelijkingen:

1. ‘Hetzelfde werk qua inhoud en qua omvang’ beoordeel je op het niveau van de volledige ploeg, niet op basis van de individuele taken van de werknemers.
2. Een onderbreking tussen opeenvolgende ploegen van 15 minuten of minder wordt niet in aanmerking genomen.

Wanneer spreek je van volcontinu arbeid?

Is er bijkomend voldaan aan de volgende voorwaarden, dan gaat het om een volcontinu systeem. Dat levert een verhoogde vrijstelling op:

• een onderneming uit de profitsector;
• met minstens 4 ploegen van minstens 2 werknemers;
• die hetzelfde werk doen qua inhoud en qua omvang, een continue bezetting garanderen tijdens de hele week en het weekend, en elkaar opvolgen zonder onderbreking en zonder dat de overlapping meer bedraagt dan één vierde van hun dagtaak;
• en waarbij de bedrijfstijd (de tijd dat het bedrijf functioneert) minstens 160 uren per week bedraagt.

3. Je kent een ploegenpremie toe van minstens 2%

De premie voldoet als het bedrag gelijk is aan of hoger is dan 2% van het brutoloon dat dezelfde werknemer in dezelfde functie zou ontvangen als hij zijn prestaties niet in ploegenarbeid zou leveren. De premie moet verplicht worden vastgelegd in een cao, in het arbeidsreglement of in de arbeidsovereenkomst.

4. Je werknemers werken minstens een derde van hun arbeidstijd in ploegen

De vrijstelling geldt enkel voor de ingehouden bedrijfsvoorheffing van werknemers die in de betrokken maand minstens een derde van hun arbeidstijd in ploegen zijn tewerkgesteld. Periodes van schorsing van de arbeidsovereenkomst zonder loon tellen niet mee.

De berekening gebeurt als volgt:

• Teller: het aantal effectief in ploegenarbeid gepresteerde arbeidsuren (met ploegenpremie) + de uren waarvoor de arbeidsovereenkomst geschorst werd en het loon door de werkgever werd doorbetaald (mits recht op een ploegenpremie);
• Noemer: het totaal aantal effectief gepresteerde arbeidsuren + het totaal aantal uren waarvoor de arbeidsovereenkomst werd geschorst maar het loon werd doorbetaald.

Welk voordeel levert de vrijstelling op?

Voldoe je aan alle voorwaarden, dan ben je als werkgever voor een bepaald percentage vrijgesteld van het doorstorten van de ingehouden bedrijfsvoorheffing:

• Ploegenarbeid: 22,80%
• Volcontinu arbeid: 25%

Het percentage wordt berekend op de belastbare bezoldigingen, inclusief ploegenpremies. Onder meer het dubbel vakantiegeld, de eindejaarspremie en eventuele achterstallige bezoldigingen zijn uitdrukkelijk uitgesloten. De bezoldiging wordt op maandbasis in aanmerking genomen.

Wat verandert er vanaf 2027?

Vanaf 1 januari 2027 wordt het bedrag van de vrijstelling verminderd met een correctiefactor. De vrijstelling wordt daardoor effectief beperkt tot:

• 97% van het berekende vrijstellingsbedrag in 2027;
• 93,35% van het berekende vrijstellingsbedrag in 2028;
• 95,9% van het berekende vrijstellingsbedrag vanaf 2029.

Werkgevers die gebruikmaken van deze vrijstelling, zullen hierdoor een groter bedrag aan bedrijfsvoorheffing moeten doorstorten aan de schatkist.

Welke formaliteiten moet je vervullen?

Als werkgever draag je zelf de bewijslast. Je moet met feitelijke elementen kunnen aantonen dat je aan de voorwaarden voldoet. Daarvoor houd je een nominatieve lijst ter beschikking van de Administratie, met:

• de volledige identiteit van de werknemer;
• het aantal effectief in ploegenarbeid gepresteerde arbeidsuren waarvoor de werknemer ook een ploegenpremie ontving;
• in voorkomend geval, het aantal uren waarvoor de arbeidsovereenkomst werd geschorst en het loon door de werkgever werd doorbetaald, als kan worden aangetoond dat de werknemer volgens zijn arbeidsregeling in ploegenarbeid zou hebben gewerkt en daarvoor een ploegenpremie zou hebben gekregen;
• het totaal aantal effectief gepresteerde arbeidsuren;
• in voorkomend geval, het totaal aantal uren waarvoor de arbeidsovereenkomst werd geschorst maar het loon werd doorbetaald;
• de belastbare bezoldigingen, zonder dubbel vakantiegeld, eindejaarspremie en achterstallige bezoldigingen;
• het bedrag van de bedrijfsvoorheffing die op die bezoldigingen werd ingehouden;
• het bedrag van de ploegenpremie die voor de prestaties van die maand werd betaald of toegekend.

De Administratie kan de juistheid van de gegevens op de nominatieve lijst altijd controleren en daarvoor bewijsstukken opvragen en onderzoeken.

Wat moet je als werkgever doen?

• Controleer of je ploegensysteem voldoet aan alle voorwaarden (aantal ploegen, opvolging, overlapping).
• Kijk na of de ploegenpremie minstens 2% bedraagt en vastligt in een cao, het arbeidsreglement of de arbeidsovereenkomst.
• Houd de nominatieve lijst maandelijks bij, zodat je bij controle meteen alles kan voorleggen.
• Houd in je loonkostbudget vanaf 2027 rekening met de correctiefactor.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bedraagt de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor ploegenarbeid?

Momenteel 22,80% voor ploegenarbeid en 25% voor volcontinu arbeid, berekend op de belastbare bezoldigingen inclusief ploegenpremies.

Hoe hoog moet de ploegenpremie zijn?

Minstens 2% van het brutoloon dat dezelfde werknemer in dezelfde functie zou ontvangen zonder ploegenarbeid.

Wat verandert er in 2027?

Vanaf 1 januari 2027 wordt het vrijstellingsbedrag beperkt door een correctiefactor: in 2027 tot 97% van het berekende bedrag.

Besox, Sociaal Secretariaat – Verzekeringen – Finance

Zelf een loonkost per uur/maand/jaar berekenen? Dat kan gratis via onze tool: loonkost.besox.be