Slimme automatisering en meer betrokkenheid

Papieren personeelsfiches en onoverzichtelijke mappen behoren bij D’M&S definitief tot het verleden. In 2018 nam Steven Dujardin, Operations Director en Managing Partner, het initiatief om de interne processen te moderniseren en digitaliseren. Zijn conclusie was duidelijk: ook HR moest mee evolueren. Vandaag werkt D’M&S volledig digitaal dankzij de combinatie van Exact Officient en sociaal secretariaat Besox. “Automatisering is voor ons dé hefboom voor transparantie, betrokkenheid en toekomstgericht werken.”

D’M&S is al meer dan veertig jaar een vaste waarde in de Belgische communicatiesector. Wat ooit begon als creatief bureau, groeide uit tot een full-service agency met vestigingen in Brugge, Antwerpen en Brussel. Met tachtig medewerkers beheerst het alle facetten van communicatie, van strategie tot digitale campagnes. “Ook intern koppelen we creativiteit aan technologie. Automatisering en digitalisering zijn niet meer weg te denken uit onze werking,” aldus Steven.

Voor de digitalisering zaten HR-documenten verspreid in kasten, op harde schijven en in mailboxen. Onboarding gebeurde via losse checklists en post-its. “Onze medewerkers konden niet zelfstandig hun documenten raadplegen; alles liep via HR en dat kostte veel tijd,” blikt Steven terug.

D’M&S koos voor een integratie van projectmanagementsoftware, cloudadministratie en HR-automatisering. Voor HR viel de keuze op Exact Officient, gekoppeld aan Besox. “We vonden precies wat we zochten: eenvoud, transparantie en een gebruiksvriendelijke selfservice. Wat écht het verschil maakt, is de lokale en persoonlijke ondersteuning van onze partners. Ze kennen onze sector en denken proactief mee.” De integratie zorgt voor een foutloze, automatische loonverwerking en geeft medewerkers altijd toegang tot hun HR-dossier.

De implementatie leverde snel tastbare resultaten op. Medewerkers beschikken nu over een digitale omgeving met hun contracten, verlofdagen, ziektebriefjes en onboardingdocumenten. “Het voelt alsof je er een extra medewerker bij krijgt die alle kattebelletjes overneemt. Nieuwe collega’s worden vlot on-boarded en taken worden automatisch opgevolgd. Ons HR-team wint tijd en medewerkers krijgen zelf de regie. Die autonomie zorgt voor meer betrokkenheid in het hele team.”

Bij D’M&S versterkt automatisering juist het menselijke aspect. Minder administratief werk betekent meer tijd voor persoonlijke ondersteuning. “Digitalisering vergroot bovendien de veiligheid, dankzij tweefactor-authenticatie en cybersecurity-awareness. Zo bieden we een betrouwbare digitale werkplek aan al onze medewerkers.”

De HR-modernisering is geen eindpunt, maar een stap in een bredere strategie. “Automatisering levert niet alleen efficiëntie op, maar versterkt ook onze cultuur van transparantie en vertrouwen. Technologie moet altijd in dienst staan van mensen,” besluit Steven. “Mijn advies aan andere kmo’s: durf de stap te zetten, kies de juiste partners en betrek je medewerkers. De winst is enorm.”