Q&A – Mobiliteitsbudget & fietsleasing

Hieronder vind je een antwoord op de vragen die gesteld werden tijdens het webinar ‘Mobiliteitsbudget & fietsleasing’.

Enkele vragen lopen vertraging op. We plaatsen ten laatste maandag de overige vragen en antwoorden online.

1 Als de werknemer kiest voor Fiets: moet hij dan een bepaald aantal x met de fiets naar het werk komen?  Zijn daar regels aan verbonden?

Besox: Als voorwaarde geldt dat de fiets effectief wordt gebruikt voor het woon-werk verkeer, maar een minimaal % of aantal dagen per week woon-werkverkeer is niet officieel bepaald; dit kan m.a.w. ook relatief beperkt zijn.

2. Mag werknemer alles in pijler 3 stoppen?

Besox: Ja, dit mag (maar hierop geldt wel een stevige werknemersinhouding van 38,07% RSZ, hetgeen pijler III in hoofde van de werknemer minder aantrekkelijk maakt).

3. Hoe kom je tot de totale kostprijs van de wagen? Zit daar de CO2-bijdragen bij en bijvoorbeeld alle kosten van onderhoud, verzekering, etc.?

Besox: Ja, CO2-bijdrage, kosten onderhoud, verzekering e.d.m. maken deel uit van de TCO-waarde.

De werkelijke kosten, die in rekening genomen moeten worden, zijn bv. de volgende (limitatieve lijst) (art. 7/1 KB 21 maart 2019):

  • jaarlijkse afschrijving van 20 pct. van de kostprijs van de milieuvriendelijke bedrijfswagen, rekening houdende met de aangerekende opties en accessoires en de toegekende kortingen;
  • intresten op geleende kapitalen;
  • kosten van huur of leasing;
  • brandstof- en elektriciteitskosten;
  • administratiekosten met betrekking tot tank- en laadkaarten;
  • jaarlijkse afschrijving van 20 pct. van de kostprijs van het laadstation en zijn installatie;
  • onderhouds- en herstellingskosten van het laadstation;
  • beheerskosten van de laadpaal en van laadkabel;
  • tol- en parkeerkosten;
  • reinigings-, onderhouds- en herstellingskosten;
  • kosten van een vervangwagen;
  • kosten voor het rijklaar maken van het voertuig;
  • kosten voor het vervangen, verwisselen en stockeren van de banden;
  • expertisekosten bij teruggave van het voertuig bij het einde van het contract of bij een verandering van bestuurder;
  • herstelkosten geïnventariseerd bij teruggave van voertuig eindecontract;
  • verzekeringskosten (incl. franchisekosten);
  • kosten van de technische keuring;
  • beheerskosten van dienstverlening;
  • belasting op de in verkeerstelling;
  • verkeersbelasting;
  • patronale CO2-solidariteitsbijdrage ten voordele van de RSZ;
  • niet-recupereerbare btw op bovengenoemde kostenposten;
  • belasting op het niet-aftrekbaar gedeelte van bovengenoemde posten;
  • belasting op het gedeelte van het voordeel van alle aard dat een verworpen uitgave vormt.

4. Als de werknemer zijn wagen inlevert, dan krijgt hij het budget ter beschikking voor een vrije keuze en moet je als werkgever terug de kilometervergoeding betalen voor woon werk of professionele verplaatsing.  Dus als WG betaal je dubbel?  Of zie ik dit verkeerd? 

Besox: Neen, in geval van toepassing van een mobiliteitsbudget, mag zelfs geen vergoeding woon-werk meer worden uitbetaald (zie art. 10 Wet 17 maart 2019 betreffende het mobiliteitsbudget)

5. Wat als je als werkgever de keuze geeft tussen 3 leasewagens, elk met een verschillende TCO. Wat is dan het mobiliteitsbudget voor de werknemers?

Besox: Dit is meer een praktische benadering waarvoor meerdere opties mogelijk zijn (bv. ofwel de duurste TCO ofwel de gemiddelde TCO van de 3 mogelijke leasewagens ofwel …)

6. Werknemer: per kop dus en niet in FTE?

Besox: Qua berekening van het aantal werknemers geldt het volgende: “Onder referteperiode wordt verstaan: de periode van het vierde kwartaal van het voorlaatste jaar (n-2) en het eerste, tweede en derde kwartaal van het vorig jaar (n-1).

Om het gemiddelde van het tijdens de referteperiode aantal tewerkgestelde werknemers te berekenen, wordt het totaal van de op het einde van elk kwartaal van de referteperiode aangegeven werknemers, gedeeld door het aantal kwartalen waarvoor de werkgever, aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, werknemers aangegeven heeft die onderworpen zijn aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders.”

7. Als je dus geen 36 maanden een bedrijfswagen aanbiedt tegen de start van het mobiliteitsbudget dan hoef je niet te starten? 

Besox: Klopt, de wachtperiode van 36 maanden blijft (voorlopig) overeind. Deze voorwaarde wordt wel op ondernemingsniveau bekeken en niet per individuele werknemer.

8. Het omgekeerde mag toch ook? Sales medewerkers uitsluiten van mobiliteitsbudget. Om een mobiliteitsbudget te hebben zonder pijler?

Besox: Inderdaad, een mobiliteitsbudget zonder Pijler 1 is mogelijk. Voor salesmedewerkers zal vnl. de mogelijkheid benut kunnen worden dat zij verplicht worden hun mobiliteitsbudget (deels) te spenderen in Pijler I.

9. In de huidige wetgeving is de kost van het mobiliteitsbudget gebaseerd op TCO2, terwijl de effectieve kost in feite op basis van TCO3 bekeken wordt door leasingmaatschappijen & werkgevers. Quid nieuwe wetgeving? Als je wetgeving strikt zal toepassen betekent dit een serieuze stijging van de kost voor de werkgever!

Besox: Op basis van huidige beschikbare info, is geen wijziging voorzien aan de berekening van de TCO-waarde van de bedrijfswagen (keuze tussen werkelijke kosten en forfaitaire kosten formule).

10 Jullie zeggen bedrijfswagen via loonruil vallen uit de regel van mobiliteitsbudget terwijl ik in een vorige webinar via een andere partner te horen kreeg dat Cash for car wagens wel meetelden?

Besox: Standaard vallen deze type bedrijfswagens buiten het toepassingsgebied en komen deze bijgevolg niet in aanmerking. Een uitzondering in specifieke context is weliswaar mogelijk. Zie in deze context ook: https://mobiliteitsbudget.be/nl/9-statuut-van-het-mobiliteitsbudget#allebedrijfswagens

11. Wat met een loonbeleid waarin medewerker op vandaag kan kiezen voor een brutobedrag (budgetneutraal) ipv bedrijfswagen? Welke gevolgen kan het mobiliteitsbudget hierop hebben?

Besox: In dergelijk geval kan wel toepassing worden gemaakt van het mobiliteitsbudget. Zie in deze context ook: https://mobiliteitsbudget.be/nl/9-statuut-van-het-mobiliteitsbudget#brutopremie

12. Moeten die bewijsstukken voor huisvesting verplicht aangeleverd worden? Als de werkgever dit niet nodig acht, is dit alsnog verplicht volgens de wetgeving?

Besox: Als werkgever dien je in het kader van een mobiliteitsbudget in principe over zekerheid te beschikken wat je precies terugbetaalt aan de werknemer; in die context kan de werkgever wel de aard van het rechtvaardigingsstuk vrij bepalen, maar enig stavingsdocument is in se noodzakelijk om te kunnen bewijzen dat de terugbetalingen zich kaderen binnen het mobiliteitsbudget .

13. Kan dit ook gewoon via een gedeelde google sheet bijgehouden worden als de WG de kost niet wil maken voor een app/website?

Besox: De werkgever kan vrij de vorm kiezen voor het beheer van een mobiliteitsrekening. Het volstaat om een digitaal rekenblad te gebruiken, zolang de voorwaarden inzake creatie, registratie, beheer, privacy, enz., worden gerespecteerd. Zie in deze context ook: https://mobiliteitsbudget.be/nl/6-hoe-groot-het-mobiliteitsbudget#beheer

14. Een fietsaankoop in pijler 2, bv beperkt tot 50% van het beschikbaar MB, mag dat?

Besox: Ja, dit kan. De werkgever bepaalt immers de modaliteiten en spelregels omtrent het mobiliteitsbudget. 

15. Alle WN? Hoe kan dat, via brutoloonruil?

Besox: Voor de toepassing van het mobiliteitsbudget komen enkel in aanmerking ofwel de werknemers die al effectief beschikken over een bedrijfswagen ofwel de werknemers die behoren tot een functiecategorie die in aanmerking komen voor een bedrijfswagen. Voor andere werknemers kan dit mogelijks via een brutoloonruil (maar dit is dan buiten het concept van het mobiliteitsbudget).

16. Er wordt steeds gesproken over een jaarbudget maar wat met medewerkers die in de loop van het jaar uit dienst gaan of in dienst komen?

Besox: Zie in deze context: https://mobiliteitsbudget.be/nl/6-hoe-groot-het-mobiliteitsbudget#instapindeloop

17. Welke looncomponenten komen in aanmerking om het jaarloon te berekenen voor 20% toe te passen?

Besox: Zie in deze context: https://mobiliteitsbudget.be/nl/6-hoe-groot-het-mobiliteitsbudget#totalebrutoloon

18. De leasekost van de fiets is ten koste van de WG en je ontvangt nog een fietsvergoeding als werknemer?

Joule: De leasekost van de fiets wordt in de meeste gevallen (gedeeltelijk of volledig) gefinancierd via loonruil, dus niet rechtstreeks “ten laste” van de werkgever. Als werknemer kan je daarnaast nog steeds een fietsvergoeding per effectief gefietste kilometer ontvangen, conform de geldende regels binnen de organisatie. Fietslease is dus kostenneutraal voor de werkgever en de werknemer bespaart gemiddeld tot 45% versus particuliere aankoop.

19. Loonruil eindejaarspremie dient voorzien te zijn in het Paritair comité? 

Joule: Klopt, wanneer de fietsleasing gefinancierd wordt via de eindejaarspremie, moet dit toegelaten zijn binnen het paritair comité of via een ondernemingsakkoord. Indien dit niet het geval is, kan de fiets nog steeds gefinancierd worden via maandelijkse brutoloonruil of nettoloonruil.

 

Heb jij nog andere vragen over het mobiliteitsbudget? Neem dan contact op met bart.depreitere@besox.be. Hij helpt jou met veel plezier verder.

Of heb je vragen over starten met een fietsplan & fietsleasing? Neem dan zeker contact op met karlien@joule.be.