Q&A’s – Sociale inspectie
- “Als alles in de cloud zit, kunnen ze dan nog iets ‘in beslag nemen’? Moet je dan toegang verschaffen?”
Ja, als werkgever ben je verplicht toegang te verlenen tot alle documenten die relevant zijn voor de inspectie, ongeacht of ze fysiek of digitaal bewaard worden.
Als de nodige sociale of door de wet voorgeschreven gegevens zich in de cloud bevinden, zal je inspecteurs op verzoek toegang moeten geven tot het digitale platform (bv. login, schermdeling of downloaden van documenten).
Indien je dat weigert, kunnen inspecteurs maatregelen nemen zoals het in beslag nemen of verzegelen van systemen (zoals je laptop of pc). Bovendien kan ook een pv ‘verhindering van toezicht’ worden opgemaakt.
Bron: Art. 28 Sociaal Strafwetboek
- “Mogen documenten en contracten digitaal worden voorgelegd?”
De FOD WASO bevestigt uitdrukkelijk dat sociale documenten digitaal mogen bewaard worden, zolang een goed toezicht mogelijk is. Bij controles is het zelfs vaak handiger als alles digitaal beschikbaar is op elke vestiging.
Let op: zorg dat de inspecteurs enkel toegang krijgen tot de relevante sociale documenten. Zorg ervoor dat je hen toegang kan verlenen zonder meteen alles op de server of cloud bloot te geven.
Let wel op met op papier ondertekende documenten die je inscant. Voor sommige contracten is een origineel op papier of een gekwalificeerde elektronische handtekening verplicht:
- contracten van bepaalde duur,
- deeltijdse arbeidsovereenkomsten,
- studentencontracten.
Een ingescande handtekening is hier onvoldoende, want die is juridisch minder sterk. Hier wordt momenteel in principe nog geëist om een origineel exemplaar op papier van deze documenten te bewaren.
Conclusie:
- Bewaar belangrijke documenten mét handtekening ook in papieren vorm.
- Minder gevoelige documenten (zoals policies, afwezigheidsformulieren, tijdsregistraties…) kan je gerust digitaal bijhouden.
Bron: FAQ FOD WASO
- “Mag er bij thuiswerk ook op het adres van de medewerker gecontroleerd worden?”
In dat geval heeft de woning van de werknemer (of een bepaald gedeelte van de woning) een dubbele bestemming (woon-en werkruimte). Als het een dubbele bestemming heeft, dan wordt het in het kader van inspectie beschouwd als een ‘bewoonde ruimte’. Dus in principe is er geen vrije toegang toe. Uitzonderingen:
- De werknemer die thuiswerkt geeft voorafgaand expliciet en schriftelijk toch de toestemming;
- Of de inspecteur kreeg een visitatiebevel van de onderzoeksrechter.
In de praktijk gebeurt dit enkel bij ernstige vermoedens van sociale fraude.
Bron: Art. 24 Sociaal Strafwetboek