Moet u ook een speciaal personeelsregister bijhouden?
Wanneer u als werkgever op meerdere plaatsen werknemers tewerkstelt, moet u een speciaal personeelsregister bijhouden. Dit geldt ook wanneer u deze werknemers correct via DIMONA heeft aangegeven.
De werkgever moet dit speciaal personeelsregister bovendien bijhouden op elk van de plaatsen waar hij werknemers tewerkstelt.
De volgende vermeldingen moeten in het speciaal personeelsregister opgenomen worden:
- wat de werkgever betreft:
- zijn inschrijvingsnummer bij de RSZ en zijn maatschappelijke naam, juridische vorm en sociale zetel indien het om een rechtspersoon gaat;
- het adres van de plaats van het werk;
- wat de werknemers betreft:
- het rijksregisternummer;
- de aanvangsdatum van de tewerkstelling;
- de datum van de beëindiging van de overeenkomst.
De vermeldingen betreffende iedere werknemer moeten uiterlijk bij de aanvang van de tewerkstelling ingevuld worden. De uitdiensttredingsdatum moet binnen de zeven kalenderdagen volgend op de datum waarop de arbeidsovereenkomst een einde nam, ingevuld worden.
Sommige werkgevers zijn vrijgesteld van het bijhouden van een speciaal personeelsregister.
Het betreft meer specifiek:
- de werkgever die zijn werknemers gewoonlijk minder dan 5 achtereenvolgende arbeidsdagen op éénzelfde plaats tewerkstelt (bijv. handelsvertegenwoordigers, chauffeurs, …);
- de werkgever die zijn werknemers tewerkstelt aan bouwwerken opgesomd in de wet van 6 april 1960 betreffende de uitvoering van de bouwwerken;
- de werkgever die erkend is als uitzendkantoor, voor zijn uitzendkrachten;
- de werkgever die een aanwezigheidsregister of een register van werktijdregeling moet bijhouden (op voorwaarde dat dit register minstens dezelfde vermeldingen bevat).
Het speciaal personeelsregister mag bijgehouden worden in een papieren versie of op een elektronische drager. De werkgever moet er wel voor zorgen dat de inspectiediensten ook de elektronische versie bij een controle te allen tijde kunnen raadplegen op de plaats van het werk. De controle mag dus op geen enkel moment bemoeilijkt worden, ook al is de werkgever zelf niet aanwezig op de plaats van tewerkstelling.
De bewaringstermijn is vijf jaar te rekenen vanaf de inschrijving van de laatste verplichte vermelding. Het niet of onvolledig bijhouden van het speciaal personeelsregister kan aanleiding geven tot het opleggen van een strafsanctie of een administratieve sanctie.