Travail étudiant: quelques points d’intérêt

Les mois d’été s’approchent. Peut-être vous envisager d’engager des étudiants pour faire face à l’absence de vos travailleurs fixes ou en vue d’une période ?

Nous vous rappelons les éléments les plus pertinents quant à l’emploi d’étudiants.

1. Formalités administratives

Le contrat de travail étudiant doit être constaté par écrit au plus tard au moment de l’entrée en service de l’étudiant. Le contrat de travail étudiant doit être conservé au moins 5 ans après la fin de l’emploi.

L’étudiant doit recevoir un exemplaire de son contrat de travail le premier jour de son emploi. Nous vous conseillons de lui faire signer un accusé de réception.

2. Cotisation de solidarité ONSS

Les étudiants doivent être déclarés à l’ONSS. Par conséquent, l’employeur est tenu de déduire des cotisations de sécurité sociale et de payer des cotisations patronales. Il n’est redevable d’une seul « cotisation de solidarité » à l’ONSS pour autant que l’étudiant est occupé :

• moyennant un contrat de travail étudiant ;
• au maximum pendant 475 heures par année civile ;
• pendant les périodes de présence obligatoire dans les organismes d’enseignement.

La cotisation de solidarité limitée s’élève à 8,13% et se compose d’une cotisation patronale de 5,42% et d’une cotisation du travailleur de 2,71%. En plus, l’employeur est redevable d’une cotisation spéciale de 0,01% en faveur d’un Fonds d’amiante.

3. Durée maximale du contrat et heures maximalement autorisées

Le contrat étudiant peut être conclu pour une durée ininterrompue de 12 mois – 1 jour au maximum. S’il est question d’une occupation interrompue d’au moins 12 mois auprès du même employeur, il n’est plus possible de conclure un contrat étudiant auprès de cet employeur. Si l’étudiant continue à travailler plus que 12 mois ininterrompus chez le même employeur, alors le contrat sera considéré automatiquement comme étant un contrat à durée indéterminée et les cotisation de sécurité sociale régulières seront d’application.

A partir du 1^er janvier 2017, un étudiant peut travailler 475 heures par année civile au maximum, pendant les périodes de non absence obligatoire à l’organisme d’enseignement, sans devoir remplir les cotisations de sécurités régulières. Cette règle s’applique par année civile. Au 1^er janvier de chaque année, le compteur est remis à zéro, indépendamment si le contrat de travail étudiant dépasse l’année civile.

Pour le calcul des heures, il n’est tenu compte que des heures effectivement prestées. Il n’est donc pas tenu compte des jours fériés, des petits chômages, périodes de maladie, …. Ces heures sont bien rémunérées mais ne seront pas imputées au contingent. La restriction de 475 heures est par étudiant et donc pas dans le chef de l’entreprise.

Si le contingent est dépassé, en d’autres mots à partir de la 476^ème heure, les cotisations de sécurité sociale habituelles sont dues, n’importe si l’étudiant a été employé auprès d’un seul ou auprès de plusieurs employeurs.

Afin d’éviter qu’un employeur engage un étudiant qui a déjà dépassé ou qui est près de dépasser son contingent de 475 heures, chaque étudiant peut également vérifier le solde de ses contingents via l’application Student@work (par le site internet www.studentatwork.be ). L’étudiant peut également planifier ses jours ouvrables restants via une application calendrier et imprimer une attestation ou l’envoyer par email au bénéfice de l’employeur. Un employeur qui reçoit de la part de l’étudiant un code d’accès, peut lui-même consulter sur le site internet www.studentatwork.be le solde actuel du nombre d’heures soumises aux cotisations de solidarité.

En plus, l’application Student@work permet aux étudiants avec un smartphone de vérifier à tout moment et partout les heures qu’ils peuvent encore travailler avec des cotisations de sécurité sociale réduites. Cette app permet également aux étudiants de télécharger une attestation avec le solde des heures et de l’envoyer directement à l’employeur.

Nous vous conseillons de toujours demander une telle attestation auprès de l’étudiant et de le contrôler. Seulement de cette manière, vous connaissez le nombre d’heures que l’étudiant peut encore prester chez vous en appliquant les cotisations de solidarité.

4. La déclaration Dimona

Après la conclusion du contrat de travail étudiant et au plus tard au moment où l’étudiant commence à fournir des prestations, l’employeur est tenu d’effectuer la déclaration Dimona. Dès le 1^er juillet 2016, on peut choisir d’appliquer ou non la cotisation de solidarité. Le type de travailleur indiqué dans la Dimona déterminera si les cotisations de solidarité seront appliquées (STU) ou non (EXT – OTH).

Si vous optez pour la déclaration avec cotisations de solidarité, la déclaration Dimona STU doit être effectuée sur la base d’un contrat de travail étudiant signé et doit mentionner la date d’entrée en service et la date de sortie de service. En plus, la Dimona STU doit s’effectuer par contrat et par trimestre civil. La déclaration Dimona des étudiants doit non seulement indiquer la période mais aussi le nombre d’heures d’emploi.

Si vous envisagez de faire appel à un étudiant, veuillez nous communiquer à temps (au plus tard dans la matinée du jour ouvrable précédant l’entrée en service) toutes les données de l’étudiant en nous envoyant une fiche personnel remplie. Vous pouvez télécharger la fiche personnel de la zone client sur notre site internet du secrétariat social.