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Indemnités pour séjour à l’étranger: montants à partir du 1 avril 2016 publiés

29 avril 2016

Chaque année une liste des montants des indemnités forfaitaires journalières pour séjour à l’étranger qui sont octroyées aux fonctionnaires de l’SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement (catégorie 1) qui sont envoyés en mission à l’étranger, est publiée au Moniteur belge. Cette liste fait distinction entre le niveau de prix dans le capital, autres villes importantes et le reste de chaque pays.

Le 15 avril 2016 une nouvelle liste de montants, applicable à partir du 1 avril 2016, a été publiée au Moniteur belge. Ces montants ne changent pas par rapport aux montants qui étaient d’application à partir du 1 avril 2015.

Vous pouvez également appliquer ces montants pour vos travailleurs que vous envoyez temporairement à l’étranger dans le cadre du travail. Vous pouvez rembourser les frais qu’ils supportent là de façon forfaitaire.

Vous ne devez donc pas présenter des preuves pour les frais supportés, à condition que vous ne remboursiez pas plus que le montant repris dans la liste des pays.

Depuis le 10 octobre 2013, le fisc fait distinction entre des voyages professionnels de plus de ou moins de 30 jours calendrier:

 

  1. Voyages professionnels de 30 jours calendrier au maximum

Par « voyage professionnel à l’étranger » il faut entendre: une mission à courte durée à l’étranger en service effectif ou à la demande de l’employeur ou de l’entreprise de laquelle vous êtes travailleur ou directeur. Toutefois, les périodes relatives aux prolongations de voyage volontairement faites par l’assujetti, ne sont pas considérées comme voyage professionnel.

Par “courte durée” il faut entendre : un voyage professionnel de 30 jours calendrier au maximum. Au cas où la période de 30 jours est dépassée, seul le remboursement des frais qui sont justifiés par la soumission des preuves, peut être considéré comme un propre frais de l’employeur.

Les montants forfaitaires ne peuvent être utilisés que pour le remboursement des frais de travailleurs et directeurs qui exercent leurs activités professionnelles dans des conditions comparables que les fonctionnaires de la “carrière de l’administration » de l’SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement (catégorie 1).

Il faut donc qu’il s’agit de travailleurs et directeurs qui exercent principalement une activité professionnelle sédentaire et qui dans ce cadre font des voyages professionnels à l’étranger une fois, occasionnellement ou même régulièrement. Les travailleurs ou directeurs pour qui les déplacements de et vers l’étranger font parties de leur activité professionnelle habituelle journalière ne ressortent pas de ce champ d’application. Pour ces derniers les voyages à l’étranger ne sont pas considérés comme des voyages professionnels.

Pour le secteur du transport un régime spécifique est d’application.

Dans le tableau des pays une distinction est faite entre les indemnités forfaitaires journalières et les indemnités de logement :

Indemnités forfaitaires journalières

Ces montants sont considérés comme rembourser les frais de repas et des autres petites dépenses (transport local, collations, …) Ils ne couvrent pas les frais de logement, ni les frais de déplacement ou voyage vers et de l’étranger.

Un montant forfaitaire général de 37,18 euro est d’application comme minimum.  Ce montant peut donc être appliqué à tout moment pour les pays pour lesquels un montant moins élevé serait d’application selon la liste des pays.

Le forfait complet ne peut être payé complètement que dans les cas suivants :

  1. Pour chaque jour d’absence (= jour entre 2 nuitées pendant le voyage professionnel)
  2. Pour des voyages professionnels avec départ et retour endéans le même jour avec une absence d’au moins 10 heures:
  • La durée de tels voyages professionnels doit être calculée sur base de l’absence du travailleur ou directeur de son poste de travail fixe jusqu’à l’heure de retour;
  • Au cas où l’absence est moins que 10 heures, seul le remboursement des frais qui sont justifiés par la soumission de preuves, sera considéré comme un remboursement des propres frais de l’employeur.

Au cas où vous remboursez également les frais de logement et ceux-ci comprennent également les dépenses pour repas ou petites dépenses, alors le montant forfaitaire doit être réduit comme suit:

  • 15% si le petit déjeuner est compris dans les frais de logement;
  • 35% pour le diner;
  • 45% pour le souper;
  • 5% pour des petites dépenses.

Pour des voyages de plus de 24 heures, l’indemnité journalière pour les jours de départ et retour sont considérés comme propre frais de l’employeur ou de l’entreprise pour la moitié.

Sur la demi-indemnité journalière les réductions susmentionnées ne doivent pas être appliquées.

Indemnités de logement

Il s’agit des indemnités pour logement ou nuitée.

Toutefois le fisc ne permet pas que ces forfaits sont utilisés sans preuve. Alors les frais d’hôtel et autres frais de voyage ne peuvent être remboursés que moyennant des preuves.

 

  1. Des voyages professionnels de plus de 30 jours calendrier

Depuis le 10 octobre 2013 des indemnités de frais peuvent également être octroyées pour de voyages professionnels de plus de 30 jours calendrier.

Dans ce cas il faut tenir compte des conditions suivantes :

  • Les indemnités ne peuvent être payées que pour des voyages professionnels à l’étranger de plus de 30 jours calendrier jusqu’à une période maximum de 24 mois;
  • Le paiement des indemnités forfaitaires doit cesser dès que le travailleur ou le directeur concerné établit son résidence à l’étranger;
  • Le tableau que l’employeur doit consulter à ce sujet, est celui pour « catégorie 2: les agents expatriés ».

Si vous voulez connaître le montant correct des indemnités journalières pour des voyages professionnels à l’étranger, vous pouvez toujours contacter nos services.

 

Source: A.M. du 29 mars 2016 portant l’établissement d’indemnités de séjour octroyées aux représentants et aux fonctionnaires dépendant du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui se rendent à l’étranger ou qui siègent dans des commissions internationales, M.B. 15 avril 2016.

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