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L’ONSS adapte quelques remboursements de frais forfaitaires (premier trimestre 2016)

11 mars 2016

Depuis quelque temps, l’ONSS accepte une évaluation forfaitaire pour certains frais propres à l’employeur.

Les forfaits doivent correspondre à des frais réellement exposés. . À la demande de l’ONSS, l’employeur doit toujours pouvoir motiver la politique de frais mise en place. En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées. L’acceptation par l’ONSS du remboursement forfaitaire des frais relatifs implique que ces mêmes frais ne sont pas remboursés d’une autre manière.

Ci-dessous vous trouverez le tableau le plus récent qu’a publié l’ONSS dans les instructions administrative du premier trimestre 2016.

Certains de ces montants correspondent aux montants forfaitaires appliqués par le fisc (par exemple le forfait pour déplacement professionnel avec la voiture privée), tandis que pour d’autres dépenses (comme par exemple les frais de bureau) les frais réellement exposés doivent être justifiés auprès du fisc.

 

Types de frais Montants Conditions
Déplacements domicile lieu de travail et déplacements professionnels avec la voiture 0,3412 EUR/km

–   Le véhicule utilisé ne peut appartenir à l’employeur ou être financé par lui

–   Les forfaits sont ‘tout compris’ : entretien, assurances, carburant, …

Déplacements domicile lieu de travail et déplacements professionnels

avec le vélo

0,22 EUR/km – pour les déplacements professionnels, l’indemnité ne peut être octroyée que si le vélo appartient au travailleur

Frais de route des travailleurs itinérants:

Absence de commodités

10,00 EUR/jour –   Itinérant signifie que, lors d’une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures) et n’a pas accès aux commodités sanitaires telles que présentes dans l’entreprise, l’une de ses succursales ou certains chantiers.

Frais de route des travailleurs itinérants:

Repas

 7,00 EUR/jour

–   Itinérant signifie que lors d’une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures)

–   Le montant des frais de repas n’est accepté que si le travailleur n’a d’autre possibilité que de prendre un repas à l’extérieur
(ndlr. l’indemnité repas n’est pas cumulable avec les titres repas)

Frais de séjour en Belgique

 

35,00 EUR/nuit

–   Si le travailleur ne peut rejoindre son domicile pour la nuit en raison d’un lieu de travail éloigné

–   Comprend repas du soir, logement et petit déjeuner

Voyages de services à l’étranger

 

Maximum 30 jours calendrier:

 

 

Plus de 30 jours calendrier successifs:

 

 

 

 

 

Voir catégorie 1 du tableau des pays du fisc

 

Voir catégorie 2 du tableau des pays du fisc

 

–   Condition: le salaire perçu par le travailleur pour ces jours doit être soumis à l’impôt belge

–   Remarque : lorsque l’employeur prend également des frais de repas ou des menues dépenses en charges, en plus de l’octroi desdites indemnités reprises ci-avant, celles-ci doivent être diminuées comme suit :

15% pour le petit-déjeuner

35% pour le repas de midi

45% pour le repas du soir

5% pour les menues dépenses

Transports internationaux

 

Indemnités de séjour

 

+ indemnité RGPT

 

+ complément

le complément ne peut être octroyé que lorsque le chauffeur est obligé de prendre son temps de repos journalier ou hebdomadaire à l’étranger et pour autant que:

– l’indemnité complémentaire couvre les frais supplémentaires et soit donc strictement liée aux temps de repos;

– le montant total de l’indemnité (séjour, RGPT + complément) n’excède pas les montants forfaitaires que le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et coopération au développement accorde à ses

fonctionnaires pour les missions officielles à l’étranger (catégorie 1)

Remarque : lorsque l’employeur prend  également des frais de repas ou des menues dépenses en charge en plus de l’octroi des

indemnités reprises ci-avant, celles-ci doivent être diminuées comme suit:

– 15 % pour le petit-déjeuner

– 35 % pour le repas de midi

– 45 % pour le repas du soir

– 5 % pour les menues dépenses.

Frais de bureau

travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile

119,61 EUR/mois –       couvre frais de chauffage, électricité, petit matériel de bureau, … Ce forfait peut seulement être octroyé aux travailleurs qui effectuent structurellement et régulièrement une partie de leur travail à la maison et qui disposent dans leur habitation d’un espace pour effectuer leur travail. Pour les travailleurs qui disposent d’un endroit de travail chez leur employeur, le forfait ne sera accepté que s’il apparaît clairement de leur fonction qu’ils travaillent régulièrement à la maison. Pour les travailleurs qui tombent dans le champ d’application de la loi sur le temps de travail, ce forfait ne sera pas accepté s’ils effectuent le maximum d’heures de travail fixées légalement, quasi-exclusivement sur le lieu de travail organisé par leur employeur.

Frais de bureau

travailleurs à domicile (contrat de travail ou  conditions similaires)

10%

10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations à

domicile.

Frais de bureau

télétravailleurs

 

10%

10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relative aux prestations en télétravail.

Connexion internet

(inclusif abonnement)

 

Achat ordinateur

(incl. accessoires et logiciel)

20 EUR/mois

 

 

20 EUR/mois

 

L’ONSS accepte l’octroi des montants forfaitaires indiqués à conditions que:

–   le travailleur utilise son propre PC et/ou sa connexion internet à des fins professionnels et ce, de façon substantielle et régulière (1 jour/semaine, quelques heures plusieurs fois par semaine, une semaine chaque mois, …) ;

–   l’employeur n’intervienne pas d’une autre manière dans ces frais (par ex. en prenant une partie du prix d’achat du PC à sa charge)

Remarques:

–   en cas de dépassement du montant, la partie qui dépasse le forfait de 20 euros sera assujettie aux cotisations sociales, à moins que l’employeur puisse justifier l’intégralité du montant ;

–   le(s) forfait(s) ne peut pas être octroyé(s) pour utilisation occasionnelle du propre PC et/ou connexion internet. Si l’employeur souhaite indemniser ces frais, il lui appartient de justifier l’indemnité qu’il veut octroyer.

Outils de travail 1,25 EUR/jour le travailleur doit utiliser son propre matériel.
Achat des vêtements de travail 1,65 EUR/jour vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, …) ou autres vêtements imposés par l’employeur  mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, …).
Entretien des vêtements de travail 1,65 EUR/jour vêtements de travail au sens strict du terme  (salopettes, chaussures de sécurité, …) ou autres vêtements imposés par l’employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, …).

Vêtements du travailleur

entretien et usure

0,83 EUR/jour concerne les vêtements (jeans, t-shirts, …) et sousvêtements qui nécessitent un nettoyage régulier en raison d’un environnement très sale.

Frais de voiture

garage

50,00 EUR/mois

– si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.

– si l’employeur l’exige pour la sécurité du véhicule ou de son contenu pour autant que cette obligation s’impose à tous les travailleurs qui se trouvent dans la même situation. En outre, il n’est pas fait de   distinction selon que le travailleur est ou non

propriétaire de son garage.

Frais de voiture

parking

15,00 EUR/mois

– si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.

– quand le travailleur doit payer régulièrement des petits frais de parking.

Frais de voiture

car-wash

15,00 EUR/mois

–       si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.

–       si la nature de la fonction exige que le véhicule soit impeccable

Source: instructions administratives ONSS, 2016/1.

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