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Indemnité forfaitaire pour voyages à l’étranger octroyée aux chauffeurs d’autocars internationaux

29 février 2016

Une circulaire récemment publiée commente le régime fiscal des diverses indemnités forfaitaires octroyées dans le secteur des autocars aux chauffeurs qui effectuent des déplacements internationaux, en compensation des frais supplémentaires qui découlent du caractère mobile de leur activité professionnelle.

Une indemnité complémentaire déterminée sur une base forfaitaire peut être considérée comme constituant le remboursement de frais propres à l’employeur ou à la société pour autant qu’il soit satisfait aux conditions suivantes :

  • l’indemnité complémentaire est octroyée pour couvrir des frais supplémentaires que le repos journalier ou hebdomadaire à l’étranger occasionne et est donc liée aux temps de repos ;
  • le montant total des indemnités octroyées aux chauffeurs d’autocar concernés ne peut excéder le montant forfaitaire appliqué par le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, pour les indemnités de séjour allouées pour les missions officielles à l’étranger aux fonctionnaires appartenant à la « carrière de l’Administration centrale » ;
  • Les montants appliqués par le SPF précité constituent, dans la présente circulaire, des montants maxima dont les indemnités suivantes doivent être déduites :
    • indemnités RGPT;
    • indemnités de séjour;
    • indemnités de repas;
    • indemnités pour autres petites dépenses (par ex. les frais de taxi).

 

Chauffeurs d’autocar

L’accès à la profession de transporteur par route est réglé par le Règlement européen (CE) n° 1071/2009.

Pour avoir accès à la profession de transporteur routier de personnes pour le compte de tiers, le candidat-transporteur doit satisfaire à 4 conditions essentielles :

  • avoir un siège d’établissement effectif dans un Etat membre;
  • satisfaire à la condition de capacité professionnelle;
  • satisfaire à la condition d’honorabilité;
  • satisfaire à la condition de capacité financière.

Sur le site internet du SPF Mobilité et Transport, une liste des entreprises autorisées et des véhicules autorisés est disponible

 

Temps de repos journaliers et hebdomadaires

Les temps de repos journaliers et hebdomadaires obligatoires sont déterminés par le le Règlement (CE) n° 561/2006 du Parlement européen et du Conseil du 15 mars 2006 et par l’article 29 du Règlement (CE) n° 1073/2009 du 21 octobre 2009.

Le nombre d’indemnités forfaitaires dépend de la catégorie du temps de repos. Les principes sont exposés et résumé dans un tableau repris dans la circulaire.

Attention : outre les temps de repos journaliers ou hebdomadaires, il existe aussi les interruptions du temps de conduite dans le secteur des autocars (en principe 45 min. après 4 h 30 de conduite). Une telle interruption n’est pas une période de repos visée dans la circulaire et ne donne par conséquent aucun droit à une indemnité supplémentaire qui peut être considérée comme le remboursement de frais propres à l’employeur ou à la société.

 

Montant forfaitaire maximum de l’indemnité

Le montant total des indemnités qui peuvent être considérées dans le secteur des autocars comme le remboursement de dépenses propres à l’employeur ou à la société pour des déplacements à l’étranger de chauffeurs, ne peut pas être plus élevé que les sommes des indemnités de séjour forfaitaires déterminées, par pays, pour les fonctionnaires qui appartiennent à la « carrière de l’Administration centrale » du SPF des Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement. Pour l’application de ce montant maximum, sont visés les frais qui ont un lien avec les conditions de vie et de travail du chauffeur, et plus précisément l’indemnité RGPT, de même que toutes les autres indemnités pour frais octroyées aux chauffeurs concernés dans le cadre de leurs déplacements à l’étranger.

Quand des chèques-repas sont attribués pour rembourser les frais de repas pendant les déplacements à l’étranger, l’intervention de l’employeur dans le montant des chèques-repas tombe également dans le champ d’application du montant maximum mentionné ci-dessus.

Quand le total des indemnités pour frais attribuées aux chauffeurs d’autocar dans le cadre d’un déplacement à l’étranger ne dépasse pas le nombre de temps de repos journaliers légalement obligatoires à l’étranger multiplié par le montant de l’indemnité de séjour forfaitaire mentionnée ci-dessus, ces indemnités seront alors considérées comme un remboursement non imposable de dépenses propres à l’employeur ou à la société.

Quand certains des coûts ayant un rapport avec les conditions de vie ou de travail du chauffeur, sont directement pris en charge par l’employeur, alors le montant maximum doit être diminué du montant directement pris en charge.

Les coûts de logement, réellement supportés et justifiés, qui sont directement pris en charges par l’employeur, ne doivent pas être déduits du montant maximum de l’indemnité forfaitaire.

Quand les frais de logement réellement supportés et justifiés sont remboursés au chauffeur, alors ils ne doivent pas non plus être déduits du montant maximum de l’indemnité forfaitaire pour autant qu’ils ne dépassent pas les limites des indemnités de logement maximales déterminées. Quand ces limites sont dépassées, le solde doit alors en principe être considéré comme une rémunération imposable.

Les coûts qui n’ont aucun lien avec les conditions de vie ou de travail du chauffeur, comme les péages, les frais de parking de l’autocar, … qui sont remboursés, à part, contre présentation des pièces justificatives, ne doivent pas être déduits du montant maximum de l’indemnité forfaitaire.

Dans la mesure où les indemnités versées pour frais dépassent les montants maxima visés, elles sont en principe considérées comme des rémunérations imposables.

Pour autant que les frais spécifiques ne fassent pas déjà l’objet d’un règlement forfaitaire, l’octroi d’une indemnité pour frais plus importante reste encore possible à condition que l’employeur ou la société fournisse la double preuve que l’indemnité visée est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres et cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais.

 

Conduite en équipage

Les directives reprises dans cette circulaire sont également d’application pour les chauffeurs qui conduisent en équipage.

Le terme « conduite en équipage » signifie qu’entre deux temps de repos journaliers consécutifs ou entre un temps de repos journalier et un temps de repos hebdomadaire, il y a au moins deux conducteurs à bord du véhicule pour assurer la conduite du véhicule. Les principes développés ci-dessus sont valables dans ce cas par chauffeur.

 

Exemples

La circulaire reprend quelques exemples relatifs à la détermination de l’indemnité supplémentaire maximale.

 

Source: Circulaire AGFisc N° 3/2016 (n° Ci.RH.241/631.421) dd. 19.01.2016

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