Besox

Forfaitaire vergoedingen voor verblijfskosten in België: circulaire fiscus schept meer duidelijkheid

13 Februari 2018

U kan uw werknemer een forfaitaire tegemoetkoming toekennen als terugbetaling van kosten die hij maakt tijdens zijn dienstreizen in België. Indien de vergoeding niet hoger is dan de vergoedingen die de overheid aan zijn personeel verleent, dan wordt dit bedrag beschouwd als niet-belastbare kosten eigen aan de werkgever.

Een koninklijk besluit van 13 juli 2017 wijzigt voor de federale personeelsleden de bedragen en voorwaarden van de forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen in België vanaf 1 september 2017.

Dit KB heeft ook gevolgen voor de privésector aangezien de forfaitaire vergoedingen die de overheid aan haar personeel toekent, als een ernstige norm worden beschouwd voor de forfaitaire niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

Een circulaire van de fiscus geeft meer duidelijkheid over de impact van het KB op de privésector.

Dagelijkse forfaitaire vergoeding voor maaltijdkosten

Een werknemer kan aanspraak maken op een dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten (maaltijden) indien voldaan wordt aan volgende cumulatieve voorwaarden:

  • de verplaatsing duurt minimaal 6 uur;
  • de duur van de dienstreis wordt berekend vanaf het vertrek op de plaats van tewerkstelling tot de terugkeer op de plaats van tewerkstelling, tenzij rechtstreeks vanuit de woonplaats op dienstreis wordt vertrokken of rechtstreeks naar de woonplaats wordt teruggekeerd. Dan dient men rekening te houden met deze duurtijd;
  • de verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat de werkgever of een derde de kost van de maaltijd op zich neemt;
  • wanneer in het kader van de dienstopdracht een gratis maaltijd door een klant, leverancier,… wordt aangeboden, kan er geen aanspraak worden gemaakt op de vergoeding. Deze regel is eveneens van toepassing wanneer de werknemer extern een cursus, seminarie, werkgroep,… volgt en waarbij de prijs van de maaltijd inbegrepen is in het inschrijvingsgeld of wanneer door de inrichter een gratis maaltijd wordt aangeboden. De werknemer kan bovendien ook geen aanspraak maken op een vergoeding voor maaltijdkosten indien hij toegang heeft tot het bedrijfsrestaurant van zijn werkgever waar hij de dienstopdracht uitvoert;
  • de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel om maaltijdkosten te dekken.

Het bedrag van de dagelijkse forfaitaire vergoeding voor maaltijdkosten bedraagt sedert 1 september 2017 € 16,73.

Wanneer maaltijdcheques worden toegekend om de maaltijdkosten gedurende binnenlandse reizen te vergoeden, moet de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering worden gebracht van de forfaitaire vergoeding.

Maandelijkse forfaitaire vergoeding en forfaitaire vergoedingen voor internettoegang en telefoonkosten

De maandelijkse forfaitaire vergoeding en de forfaitaire vergoeding voor internettoegang en telefoonkosten, kan worden toegekend aan werknemers die hun beroepswerkzaamheden in vergelijkbare omstandigheden uitoefenen als de personeelsleden van de federale overheid die aanspraak kunnen maken op deze vergoedingen. Het betreft doorgaans personeelsleden die een reizende functie hebben.

Dit wil concreet zeggen dat aan een werknemer die regelmatig in het kader van zijn functie prestaties verricht buiten de onderneming (reizende functie), zijn woonplaats als vaste plaats van tewerkstelling heeft en een maandelijkse forfaitaire vergoeding ontvangt, een forfaitaire vergoeding voor internettoegang en telefoonkosten kan worden toegekend.

Voor de maandelijkse forfaitaire vergoeding is de voorwaarde dat de verplaatsing minimaal 6 uur moet duren niet van toepassing. De maandelijkse forfaitaire vergoeding is gelijk aan een aantal keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding met een maximum van 16 keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding bij een voltijdse tewerkstelling (€ 267,68/maand).

Ook bij de toepassing van de maandelijkse forfaitaire vergoeding mag de werkgever of een derde de maaltijdkosten niet op een andere manier vergoeden.

De maandelijkse forfaitaire vergoeding voor internettoegang en telefoonkosten mag maximaal € 60 bedragen bij een voltijdse tewerkstelling. Opgelet: men kan zich best beperken tot de € 40 die de RSZ hanteert voor het professioneel gebruik van de eigen internetverbinding en PC.

Forfaitaire vergoeding voor huisvesting

Wanneer een werknemer in België buiten zijn woonplaats moet logeren naar aanleiding van zijn functie, kan een aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten (huisvesting) worden toegekend. Er moet wel aan volgende cumulatieve voorwaarden worden voldaan:

  • de verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat de werkgever of een derde de kost van huisvesting op zich neemt;
  • de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel van dezelfde aard.

Het bedrag van de aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor huisvestingskosten bedraagt sedert 1 september 2017 € 125,50 per nacht.

De aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor huisvestingskosten kan echter niet worden toegekend als de werknemer ter plaatse over gratis verblijf beschikt. De toekenning van voormelde forfaitaire verblijfsvergoedingen kan niet tezelfdertijd worden gecombineerd met de terugbetaling van maaltijdkosten en overnachtingskosten op basis van bewijsstukken.

In de mate dat de toegekende vergoedingen de maximumbedragen overschrijden, vormen zij in principe belastbare bezoldigingen. Dit is ook het geval indien de dienstverplaatsingen niet beantwoorden aan de minimumduur.

De toekenning van een hogere niet-belastbare verblijfsvergoeding blijft evenwel mogelijk onder de voorwaarde dat de werkgever het dubbel bewijs levert dat:

  • de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
  • dat die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

Bron: Circulaire 2018/C/8 betreffende de vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt – KB 13.07.2017 (BS 19.07.2017) – impact op de privésector.