Forfaitaire vergoeding voor buitenlandse reis aan chauffeurs van internationale autocars

Een recent gepubliceerde circulaire bespreekt het belastingstelsel van de diverse forfaitaire vergoedingen die in de autocarsector worden toegekend aan chauffeurs die internationale verplaatsingen maken, ter compensatie van de extra kosten die voortvloeien uit het mobiele karakter van hun beroepsactiviteit.

Voor zover voldaan is aan de volgende voorwaarden kan een aanvullende vergoeding op forfaitaire basis worden aangemerkt als zijnde de terugbetaling van een eigen kost van de werkgever of de vennootschap:

• de aanvullende vergoeding wordt toegekend om extra kosten te dekken die het nemen van de dagelijkse of wekelijkse rust in het buitenland met zich meebrengt en wordt dan ook verbonden aan het nemen van die rust;
• het totaalbedrag van de aan de betrokken autocarchauffeurs toegekende vergoedingen mag niet meer bedragen dan het door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking gehanteerde forfaitair bedrag van de verblijfsvergoedingen voor officiële opdrachten naar het buitenland voor ambtenaren die behoren tot de ‘carrière Hoofdbestuur’;
• de door de vernoemde FOD gehanteerde bedragen gelden in deze regeling als maximumbedragen, waarvan de volgende vergoedingen worden afgetrokken:
• ARAB-vergoedingen;
• verblijfsvergoedingen;
• maaltijdvergoedingen;
• vergoedingen voor andere kleine onkosten (vb. taxikosten).

Autocarchauffeurs

De toegang tot het beroep van wegvervoerondernemer wordt geregeld bij verordening (EG) nr. 1071/2009.

Om toegang te hebben tot het beroep van wegvervoerder van personen voor rekening van derden, dient de kandidaat-vervoerder aan 4 wezenlijke voorwaarden te voldoen:

• een daadwerkelijke vestiging in een lidstaat hebben;
• voldoen aan de voorwaarde inzake vakbekwaamheid;
• voldoen aan de voorwaarde inzake betrouwbaarheid;
• voldoen aan de voorwaarde inzake financiële draagkracht.

Op de website van de FOD Mobiliteit en Vervoer is een lijst van de gemachtigde ondernemingen en van de gemachtigde voertuigen beschikbaar.

Dagelijkse en wekelijkse rusttijden

De verplichte dagelijkse en wekelijkse rusttijden worden bepaald in de Verordening (EG) nr. 561/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 15 maart 2006 en in artikel 29 van de Verordening (EG) nr. 1073/2009 van 21 oktober 2009.

Het aantal forfaitaire vergoedingen is afhankelijk van het soort rusttijd. De principes worden uitgebreid toegelicht en in tabelvorm samengevat in de circulaire.

Opgelet: naast dagelijkse en wekelijkse rusttijden zijn er in de autocarsector ook onderbrekingen van de rijtijd (in principe 45 min. na 4u30 rijtijd). Een dergelijke onderbreking van de rijtijd is geen rusttijd zoals bedoeld in de circulaire en geeft bijgevolg geen recht op een aanvullende vergoeding die kan worden aangemerkt als zijnde de terugbetaling van een eigen kost van de werkgever of vennootschap.

Maximumbedrag forfaitaire vergoeding

Het totaalbedrag van de vergoedingen die in de autocarsector als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever of vennootschap voor buitenlandse verplichtingen van chauffeurs worden aangemerkt, mag niet hoger zijn dan de bedragen van de forfaitaire verblijfsvergoedingen vastgesteld per land voor ambtenaren die behoren tot de ‘carrière Hoofdbestuur’ van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.  Onder de toepassing van dat maximumbedrag vallen de kosten die verband houden met de leef- en werkomstandigheden van de chauffeur (ARAB-vergoeding), alsmede alle andere kostenvergoedingen die aan de betreffende chauffeurs worden toegekend in het kader van hun buitenlandse verplaatsingen.

Wanneer maaltijdcheques worden toegekend om de maaltijdkosten gedurende buitenlandse verplaatsingen te vergoeden, dan valt de tussenkomst van de werkgever in het bedrag van de maaltijdcheque eveneens onder toepassing van het hogervermeld maximumbedrag.

Wanneer het totaal van de aan autocarchauffeurs toegekende kostenvergoedingen in het kader van een buitenlandse verplaatsing niet meer bedraagt dan het aantal wettelijk verplichte dagelijkse rusttijden in het buitenland vermenigvuldigd met het bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoedingen, worden deze vergoedingen aangemerkt als een niet belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever of vennootschap.

Wanneer bepaalde kosten die verband houden met de leef- en werkomstandigheden van de chauffeur zelf, rechtstreeks door de werkgever worden ten laste genomen, dan moet het maximumbedrag met het bedrag van die rechtstreeks ten laste genomen kosten worden verminderd.

Daadwerkelijk verrichte en bewezen logementskosten die rechtstreeks door de werkgever ten laste worden genomen moeten niet worden afgetrokken van het maximumbedrag van de forfaitaire vergoeding.

Wanneer daadwerkelijk verrichte en bewezen logementskosten worden terugbetaald aan de chauffeur, dan moeten die evenmin worden afgetrokken van het maximumbedrag van de forfaitaire vergoeding voor zover zij de grenzen van de maximale logementsvergoedingen niet overschrijden. Wanneer die grenzen wel worden overschreden, dan moet het saldo in principe als een belastbare bezoldiging worden aangemerkt.

Kosten die geen verband houden met de leef- en werkomstandigheden van de chauffeur zelf, zoals péagekosten, parkingkosten voor de autocar,… die afzonderlijk worden vergoed tegen voorlegging van bewijsstukken, moeten niet worden afgetrokken van het maximumbedrag van de forfaitaire vergoeding.

Indien de toegekende kostenvergoedingen de beoogde maximumbedragen overschrijden, worden zij in principe als belastbare bezoldigingen beschouwd.

De toekenning van een hogere kostenvergoeding blijft echter mogelijk onder de voorwaarde dat de werkgever of vennootschap het dubbel bewijs levert dat de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn en die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

Meervoudige bemanning

De richtlijnen opgenomen in deze circulaire zijn ook van toepassing op chauffeurs die deel uitmaken van een meervoudige bemanning.

Onder meervoudige bemanning wordt verstaan dat er zich tussen 2 opeenvolgende dagelijkse rusttijden of tussen een dagelijkse rusttijd en een wekelijkse rusttijd ten minste 2 bestuurders in het voertuig bevinden om het te besturen.

De principes gelden in dat geval per chauffeur.

Voorbeelden

In de circulaire werden een aantal voorbeelden inzake de vaststelling van de maximale aanvullende vergoeding uitgewerkt.

Bron: Circulaire AAFisc Nr. 3/2016 (nr. Ci.RH.241/631.421) dd. 19 januari 2016.